Qu'est ce qu'une data room?

Classique du langage propre au M&A (fusions-acquisitions), les data room, que l’on peut traduire par « chambre de données », sont aujourd’hui un élément essentiel des process M&A buy-side comme sell-side. Ces dernières permettent en effet de stocker sur un même espace de nombreuses informations et documents, souvent confidentiels, utiles aux différentes parties prenantes du deal. Revenons ensemble sur cet élément clé à maitriser en entretien !

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Qu'est ce qu'une data room?

Concrètement, une data room est un espace, physique ou digital, permettant de stocker et de partagaer divers données confidentiels, généralement lors de procédures judiciaires, ou dans le cas qui nous intéresse, lors de process d’acquisition ou de cession d’entreprise. On retrouve sur ces plateformes des documents et fichiers de toutes natures, des rapports financiers, des notes juridiques, ou encore des analyse du management de telle ou telle société.

Les data room physique tendent aujourd’hui à disparaitre complètement au profit de data room digitales, qui sont plus simples d’accès et qui permettent de partager plus de données. Ces dernières se définissent comme une solution cloud sécurisée.

A quoi sert une data room?

Lors d’un process M&A, la data room comme déifinit précédemment intervient au moment de la due diligence. Cette phase du process qui succède à la phase de prospection correspond au processus de vérification, d'enquête ou d'audit de l'opération potentielle ou de l’opportunité d'investissement afin de confirmer tous les faits et informations financières sont pertinents. La data room sert ainsi à faciliter le processus en permettant aux acheteurs potentiels d’accéder aux données via une connexion internet sécurisée.

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Les data room virtuelles proposent aujourd’hui de multiples fonctionnalités additionnelles comme un outil de questions-réponses entre les différentes parties-prenantes, des autorisations avancées, ou encore une authentification multifactorielle. Du fait des multiples préoccupations liées à la sécurité  des informations en ligne, sur lesquelles reposent parfois des deals à plusieurs milliards, les fournisseurs de data room proposent des systèmes de pointe très sophistiqués.

Quels éléments trouve t-on dans une data room?

Dans le cadre d’un processus M&A, l’organisation de la data room répond à un ensemble de normes qu’il s’agit de respecter. On retrouve de manière générale de 100 à 1000 documents, en fonction de la taille et de l’importance du deal en question. 

Les éléments principaux qui constituent la data room : 

• Juridiques et fiscaux : crédit-baux, contrôles fiscaux, statuts de l’entreprise, propriété intellectuelle, etc
• Financiers et comptables : prêts, échéanciers, bilans, budget, rapports annuels, business plan
• Liés à l’activité : contrats fournisseurs, positionnement concurrentiel, description des produits et services, chaines d’approvisionnement.
•  Sociaux : politique salariale, organigrammes, contrat type, etc

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Qui peut utiliser une data room?

En général, les deux parties prenantes du deal, représentées par leurs dirigeants respectifs / actionnaires majoritaires, ainsi que leurs différents conseillers financiers (banques d’investimments sont amenés à pouvoir consulter la data room mise en place. Il faut garder en tête que l’objectif premier d’une data room est de garder l’information la plus confidentielle possible, il est donc normal que des intervenants extérieurs n’est pas accès à cette dernière. Selon une étude publiée en 2021, près de 50% des fusions et acquisitions américaines font l’objet de fuite, ou sont ébruitées par la presse avant leur annonce officielle, phénomène que cherche à éviter à tout pris les différents acteurs du domaine. Récemment on avait notamment pu voir les deals Slack-Salesforce, Tiffany-LVMH ou encore Peugeot-Fiat Chrysler être divulgués dans la presse avant toute signature définitive.

Pour conclure

Les data room digital sont devenus des outils tout bonnement indispensables pour les banques d’investissement et leurs clients. La sensibilité des informations qui s’y trouvent font de ces chambres fortes numériques de véritables enjeux stratégiques pour les différents acteurs du M&A. N’hésitez pas à vous inscrire et débuter la formation trainy pour en apprendre plus sur cette notion !